Revisionssichere Dokumentenarchivierung

March 25, 2025

Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente verwalten, grundlegend verändert. Elektronische Archivierungssysteme bieten Effizienz und Komfort, aber sie bringen auch spezifische Anforderungen mit sich. Besonders in der Buchführung sind Unternehmen verpflichtet, sicherzustellen, dass Dokumente revisionssicher archiviert werden. Doch was bedeutet das genau, und wie hilft eine Lösung wie ArchiveKeeper dabei, diese Anforderungen zu erfüllen?

Die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung

Revisionssicherheit bedeutet, dass archivierte Dokumente den Anforderungen an Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit über die gesamte gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg genügen müssen. Dies ist insbesondere durch die GoB und GoBD geregelt und betrifft sowohl originär digitale Unterlagen als auch digitalisierte Papierdokumente.

Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass die Unveränderbarkeit jederzeit gewährleistet ist. Das bedeutet: Ein einmal archiviertes Dokument darf nachträglich weder technisch verändert noch inhaltlich manipuliert werden können. Dies erfordert den Einsatz geeigneter technischer Maßnahmen wie manipulationssichere Speicher, kryptografische Prüfverfahren oder write-once-storage-Technologien. Nur so kann sichergestellt werden, dass jedes archivierte Dokument auch Jahre später noch im Originalzustand vorliegt – ein zentrales Kriterium für rechtssichere Nachweise und interne wie externe Prüfungen.

Ein weiteres wesentliches Kriterium ist die Nachvollziehbarkeit, also die Fähigkeit, den Ursprung, die Entstehung und die Entwicklung eines Dokuments jederzeit lückenlos rekonstruieren zu können. Dies umfasst nicht nur den Inhalt selbst, sondern auch Metadaten wie Erstellungszeitpunkt, verantwortliche Person, Versionierung sowie Protokolle über Zugriffe und Änderungen. Eine revisionssichere Archivierung muss diese Informationen automatisch erfassen und dauerhaft verfügbar halten. Nur so kann bei Bedarf – etwa im Rahmen von Betriebsprüfungen oder internen Audits – nachgewiesen werden, dass das Dokument authentisch und korrekt ist. Systeme zur revisionssicheren Archivierung müssen daher transparente Dokumentations- und Auditfunktionen bereitstellen, die für den Prüfer ebenso wie für interne Compliance-Verantwortliche nachvollziehbar sind.

Schließlich spielt die langfristige Verfügbarkeit eine zentrale Rolle. Dokumente müssen über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsdauer – in der Regel sechs bis zehn Jahre, in Einzelfällen auch deutlich länger – lesbar, abrufbar und interpretierbar bleiben. Dies setzt voraus, dass sowohl das Datenformat als auch die Archivierungsinfrastruktur langfristig gepflegt und aktualisiert werden. Formate sollten standardisiert, offen und dokumentiert sein (z. B. PDF/A), damit auch bei technologischem Wandel ein späterer Zugriff möglich bleibt. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass archivierte Informationen regelmäßig überprüft, gegebenenfalls migriert und auf Konsistenz kontrolliert werden – beispielsweise im Rahmen eines digitalen Erhaltungskonzepts. Nur so kann ein Unternehmen sicherstellen, dass archivierte Dokumente nicht nur vorhanden, sondern auch nutzbar sind, wenn sie benötigt werden.

ArchiveKeeper: Die Lösung für revisionssichere Archivierung

Mit ArchiveKeeper bietet sich Unternehmen eine zentrale Plattform, die alle Anforderungen an die revisionssichere Archivierung erfüllt – und das mit höchster Effizienz und Sicherheit. Dokumente werden zentral abgelegt, verschlüsselt und durch eine integrierte automatische Versionierung ergänzt. Das bedeutet, dass Änderungen an Dokumenten lückenlos protokolliert werden. So bleibt die gesamte Dokumentenhistorie nachvollziehbar, ohne dass die Integrität der Originaldokumente gefährdet wird. Ein weiterer Vorteil von ArchiveKeeper ist die rollenbasierte Zugriffskontrolle. Durch klar definierte Rechte können Unternehmen sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Zusätzlich unterstützt ArchiveKeeper digitale Signaturen, wodurch die Authentizität von Dokumenten sichergestellt wird.

Kryptographie und Zeitstempel: Die Basis der Revisionssicherheit

Ein zentraler Aspekt der Revisionssicherheit in ArchiveKeeper ist die Verwendung moderner Kryptographie. Mittels Hashing werden digitale Fingerabdrücke für jedes Dokument erstellt, die Manipulationen sofort erkennbar machen. Um den Zustand der archivierten Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen, integriert ArchiveKeeper einen externen Trust Service Provider (TSP). Dieser fügt Zeitstempel hinzu, die die Echtheit und Unveränderbarkeit der Dokumente dokumentieren. Regelmäßige Timestamping-Läufe sorgen dafür, dass nicht nur einzelne Dokumente, sondern das gesamte Archiv revisionssicher bleibt. Diese kontinuierliche Absicherung ist ein wesentlicher Bestandteil, um auch langfristig den hohen Anforderungen an elektronische Archivierungsverfahren gerecht zu werden.

Zertifizierung und Standardsicherheit

ArchiveKeeper wurde von unabhängigen Wirtschaftsprüfern gemäß den strengsten Prüfungsstandards, darunter IDW PS 880, KFS/DV 1, IDW RS FAIT 1 und IDW RS FAIT 3, geprüft und zertifiziert. Diese Zertifizierungen belegen, dass ArchiveKeeper bei sachgerechter Anwendung die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen vollständig erfüllt. Unternehmen können sich daher darauf verlassen, dass ihre Archivierungslösung höchsten Standards entspricht.

Fazit

Die revisionssichere Archivierung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein entscheidender Faktor für die digitale Vertrauenswürdigkeit und die Absicherung unternehmerischer Prozesse. Mit ArchiveKeeper erhalten Unternehmen eine Lösung, die nicht nur alle rechtlichen Anforderungen erfüllt, sondern durch moderne Technologie und anwenderfreundliche Funktionen überzeugt. Durch die Kombination aus Verschlüsselung, Versionierung, digitaler Signatur und externen Zeitstempeldiensten bietet ArchiveKeeper ein Rundum-sorglos-Paket für die sichere und revisionskonforme Archivierung.